私人和公務(wù)信函概述1

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私人和公務(wù)信函概述1

書(shū)信是日常生活中常用的文體，是用以交涉事宜、傳達(dá)信息、交流思想、聯(lián)絡(luò)感情、增進(jìn)了解的重要工具。書(shū)信一般可分為商務(wù)信件或公函(Business Letter or Official Correspondence)和私人信件(Private Letter)兩大類(lèi)。值得注意的是，英語(yǔ)書(shū)信的寫(xiě)法與漢語(yǔ)書(shū)信有一些明顯區(qū)別，應(yīng)特別加以區(qū)分。

英語(yǔ)書(shū)信通常包括下面幾個(gè)組成部分：信端、信內(nèi)地址、稱(chēng)呼、正文、結(jié)束語(yǔ)、簽名、附件、再啟等。下面我們將逐個(gè)進(jìn)行介紹。

關(guān)于發(fā)信日期的寫(xiě)法，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

①年份應(yīng)完全寫(xiě)出，不能簡(jiǎn)寫(xiě)。

②月份要用英文名稱(chēng)，不要用數(shù)字代替。

③月份名稱(chēng)多用公認(rèn)的縮寫(xiě)式。但 May， June， July，因?yàn)檩^短，不可縮寫(xiě)。

④寫(xiě)日期時(shí)，可用基數(shù)詞1，2，3，4，5，28，29，30，31等，也可用序數(shù)詞 lst， 2nd， 3rd， 4th， 5th， 28th， 29th， 30th， 31lst等。但最好用基數(shù)詞，簡(jiǎn)單明了。

日期可有下列幾種寫(xiě)法：

① Oct. 20， 2004

② 10 May.， 2004

③ 3rd June， 2004

④ Sept. 16th， 2004

其中，①最為通用。

3.稱(chēng)呼(Salutation)

給外國(guó)人寫(xiě)英文信時(shí)，稱(chēng)呼用語(yǔ)要注意以下幾點(diǎn)：

①對(duì)沒(méi)有頭銜的男性一般稱(chēng)呼 Mr. .Mr. 用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如對(duì)的稱(chēng)呼，應(yīng)該是：Mr. 或 Mr. White，不可是：Mr. Phil.若稱(chēng)呼多個(gè)男性，則在姓名前用 Mr. 的復(fù)數(shù)形式 Messrs. .對(duì)一般以人名為名稱(chēng)的公司和企業(yè)常用這種稱(chēng)呼，例如：Messrs. Black and Brothers 布萊克兄弟公司。

②對(duì)女性一般稱(chēng)呼 Mrs.， Madam 或 Miss.Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前 Madame 此詞可以單獨(dú)使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs. 沒(méi)有復(fù)數(shù)形式。若稱(chēng)呼多個(gè)女性，則在姓名前用 Mme. 的復(fù)數(shù)形式 Mmes. 而對(duì)以女子名字為名稱(chēng)的公司、企業(yè)可用 Mesdames 稱(chēng)呼。 Miss 多用于未婚女子，此詞可縮寫(xiě)為 Ms ，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。

③對(duì)收信人的稱(chēng)呼，也可用頭銜或職位的名稱(chēng)，不分性別。例如 Professor (縮寫(xiě)為 Prof.)，Doctor (縮寫(xiě)為 Dr.)， General (縮寫(xiě)為 Gen.) .這些稱(chēng)呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. (Phil)White等。

④對(duì)外公函中對(duì)收信人的稱(chēng)呼，可用 Gentlemen (而不是 Gentleman)，Dear Sir (s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear，后面也不能帶姓名。用 Sirs 時(shí)，前面常用 Dear 一詞，但也可單獨(dú)用 Sir.若收信人是婦女，則無(wú)論已婚或未婚，都可單獨(dú)使用 Madam 或其復(fù)數(shù) Mesdames.

⑤對(duì)外國(guó)高級(jí)官員的稱(chēng)呼，如國(guó)家元首、政府首腦、部長(zhǎng)、大使、公使和特使等，可用(Dear)Sir， (Dear)Mr. Chairman，(Dear)Mr. Premier， (My dear)Mr. Ambassador，Your Excellency (復(fù)數(shù)為 Excellencies)。

⑥對(duì)君主制國(guó)家的國(guó)王和皇帝等男性君主，可以 Sir 稱(chēng)呼，對(duì)女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 稱(chēng)呼。有時(shí)也用 Your Majesty 稱(chēng)呼以表示?？蜌夂妥鹁碮our Majesty 可兼指男性和女性，其復(fù)數(shù)為 Your Majesties.

⑦對(duì)王室成員，如太子、王子、親王和公主等，一般可用(Dear)Sir 或(Dear)Madam 但在正式尊稱(chēng)時(shí)，一般用 Your Highness (復(fù)數(shù)為 Highnesses)。